Część 1: Od uszkodzonego dysku do automatyzacji w chmurze - czyli jak przeszliśmy z lokalnych kopii do pracy w chmurze
Delegacja, Hal 9000 i uszkodzony dysk
W życiu jesteśmy przyzwyczajeni do radzenia sobie z kryzysami - ale nie zawsze spodziewamy się, że taki kryzys przyjdzie wtedy, kiedy oglądamy film w hotelowym pokoju w środku delegacji.
Pamiętam ten wieczór bardzo dokładnie. Było około 22:00, siedziałem w hotelowym pokoju gdzieś w Niemczech. Od kilku tygodni przebywałem na delegacji, pracując przy wdrożeniu nowej wersji systemu dla jednego z największych operatorów telekomunikacyjnych w Europie. Po całym dniu pracy postanowiłem odpocząć więc włączyłem film. Udało mi się zdobyć reżyserską wersję Odysei Kosmicznej Kubricka. Mój laptop - sprzęt, który już wtedy miał kilka lat i pracował na klasycznym mechanicznym HDD - zaczął się zawieszać.
Kiedy Hal 9000 właśnie powiedział kultową frazę: “I'm sorry Dave, I'm afraid I can't do that”, a obraz znów zamarzł, z frustracją grzmotnąłem w stół. Komputer podskoczył, a wraz z nim - dysk i jego obracające się z prędkością 5400 obrotów na minutę talerze. Talerze w dysku zawirowały po raz ostatni. I nagle… cisza. Koniec. Zero dostępu do plików. Zero środowiska roboczego. Zero pracy. Niestety klasyczna zasada naprawiania rzeczy młotkiem nie zadziałała i laptop ucichł na dobre.
To był moment, w którym naprawdę dotknęło mnie to, jak bardzo jesteśmy uzależnieni od sprzętu i jak złudne jest poczucie bezpieczeństwa, kiedy wszystko trzymamy „na swoim komputerze”. Miałem kopię zapasową na zewnętrznym dysku - jasne. Ale nie miałem możliwości odzyskania środowiska pracy na miejscu. IT nie mogło zdalnie zbudować nowej maszyny, a ja byłem ponad 1000 km od biura. Z perspektywy czasu to brzmi niemal absurdalnie, ale wtedy był to standard. Chmura? Jeszcze pieśń przyszłości.
Od katastrofy do zmiany myślenia
Kilka miesięcy później pojawiła się pierwsza wersja OneDrive. Wtedy podjąłem decyzję: nigdy więcej tylko lokalnych kopii. Zacząłem konsekwentnie pracować w folderach synchronizowanych - najpierw OneDrive, potem również Dropbox i Google Drive. Od tamtej pory każdy dokument projektowy, każdy plik, który ma dla mnie jakiekolwiek znaczenie - znajduje się w chmurze.
Z czasem moje podejście stało się bardziej systemowe. Nie chodziło już tylko o „wrzucenie czegoś do OneDrive’a”. Chodziło o wypracowanie takiego środowiska pracy, które działa wszędzie, zawsze i dla każdego członka zespołu. Mogłem tworzyć osobne foldery pod każdy projekt i nadawać uprawnienia tylko tym, którzy pracowali przy konkretnym projekcie. Mogłem tworzyć też współdzielone dyski projektowe, które nie były powiązane z moim kontem chmurowym. Dzięki temu, przekazywanie dokumentacji projektowej stało się bardzo proste.
Rewolucja cicha, ale potężna - jak zmieniała się technologia
W ciągu ostatnich 15 lat technologia przechowywania danych przeszła absolutną rewolucję:
- Dyski HDD w 2000 roku miały średnią niezawodność na poziomie 70%. Awaria jednego komponentu mogła zniszczyć wszystko.
- Chmura w 2024 roku? 99,9% dostępności. Dane przechowywane w wielu centrach danych. Kopie zapasowe, wersjonowanie, backupy - wszystko automatyczne.
- Dostępność - dziś możemy pracować z dowolnego miejsca. Wystarczy smartfon i przeglądarka.
OneDrive - narzędzie dla każdego
OneDrive to nie tylko „dysk w chmurze”. To ekosystem, który działa w tle i robi dokładnie to, co powinien:
- Synchronizuje pliki w czasie rzeczywistym.
- Pozwala pracować nad jednym plikiem na wielu urządzeniach.
- Udostępnia dokumenty innym osobom - z pełną kontrolą dostępu.
- Zabezpiecza dane i pozwala je odzyskać nawet po przypadkowym usunięciu.
Przy pracy zdalnej, w delegacjach, w terenie - to po prostu must-have.
SharePoint - poziom wyżej
OneDrive sprawdza się świetnie dla pojedynczego użytkownika lub w prostych zespołach. Ale kiedy mówimy o współpracy na większą skalę - wchodzi SharePoint. To już nie tylko przechowywanie. To struktura i proces:
- Tworzenie bibliotek dokumentów dla konkretnych zespołów lub projektów.
- Automatyczne wersjonowanie i śledzenie zmian.
- Wbudowane prawa dostępu (np. tylko do odczytu, edycji, dla konkretnego działu).
- Współpraca z Power Platform, Teams, Outlook.
- Możliwość zbudowania całych intranetów i przestrzeni roboczych.
W wielu firmach, które wspierałem, SharePoint stał się centralnym punktem - cyfrowym biurem. To tam zespoły trzymają harmonogramy, umowy, dokumentację projektową, checklisty, briefy i komunikację międzydziałową.
Nowe nawyki, nowa kultura
Transformacja technologiczna niesie za sobą coś więcej niż tylko nowe narzędzia. Zmienia sposób, w jaki myślimy o pracy:
- Od “mam to na pulpicie” do “to jest na SharePoint, dostępne dla wszystkich”.
- Od „ktoś ma najnowszą wersję?” do „mamy jedną wersję, aktualną i wspólną”.
- Od „muszę komuś wysłać plik” do „link już jest w Teamsach”.
To nie tylko zmiana w IT. To zmiana organizacyjna. Zmiana myślenia. Chmura wprowadza transparentność i odpowiedzialność. A przy tym oszczędza czas - bo nie szukamy, nie przepychamy załączników, nie powielamy danych.
Bezpieczeństwo przede wszystkim
Często słyszę pytanie: „Czy chmura jest bezpieczna?”. Tak - i to dużo bezpieczniejsza niż większość lokalnych rozwiązań.
- Dane szyfrowane w czasie przesyłania i przechowywania.
- Wielopoziomowe uwierzytelnianie.
- Dostęp na podstawie ról.
- Możliwość audytu i monitorowania, kto co zrobił z dokumentem.
- Backupy, odzyskiwanie wersji, blokady przypadkowego usunięcia.
W praktyce - Twoje dane w chmurze są dziś bezpieczniejsze niż na komputerze z nieaktualnym antywirusem i brakiem kopii zapasowej.
Współpraca globalna
Dzięki chmurze mogę współpracować z zespołami z Polski, Niemiec, UK, USA - jednocześnie. Mamy wspólne foldery, harmonogramy, pliki projektowe. Nawet jeśli ktoś pracuje w innej strefie czasowej, nie musimy czekać - wszystko jest zsynchronizowane i aktualne.
To ogromna zmiana - wcześniej takie rzeczy wymagały godzin mailowania, przesyłania ZIP-ów i walki z konfliktem wersji. Teraz to po prostu działa.
Przykłady wdrożeń i realne zmiany w firmach
Pracując z różnymi organizacjami - od średnich firm po korporacje - wielokrotnie widziałem, jak przejście na chmurę i uporządkowany system zarządzania dokumentami zmieniało nie tylko sposób pracy, ale też atmosferę w zespole. Oto kilka przykładów:
1. Firma inżynieryjna - dokumentacja projektowa: W tej firmie działy projektowe miały osobne lokalne serwery, na których gromadzono pliki CAD, umowy, rysunki techniczne i dokumenty urzędowe. Przesyłanie między działami odbywało się przez pendrive’y lub e-mail. Przejście na SharePoint i OneDrive pozwoliło:
- zintegrować dokumentację w jednym miejscu,
- wprowadzić automatyczne wersjonowanie,
- umożliwić dostęp do plików na budowie,
- wdrożyć zatwierdzanie dokumentów w Power Automate.
Efekt? Skrócenie czasu przygotowania dokumentacji o 40%, mniej konfliktów wersji, lepsza współpraca między działami.
2. Organizacja edukacyjna - zarządzanie materiałami dydaktycznymi: W jednej z uczelni wyższych udało się zastąpić Dropboxy i rozproszone Google Drive’y jednym środowiskiem Microsoft 365. Wprowadzono struktury folderów w SharePoint, uprawnienia per dział, a pracownicy dydaktyczni i administracja zaczęli korzystać z OneDrive i Teams. Efekt?
- porządek w materiałach dydaktycznych,
- usprawnienie obiegu formularzy i wniosków,
- pełna synchronizacja z kalendarzem i plannerem zajęć.
3. Firma produkcyjna - dostęp do dokumentów z hali: Operatorzy na hali produkcyjnej musieli dotychczas korzystać z drukowanych instrukcji. Dzięki wdrożeniu OneDrive i aplikacji mobilnej w Power Apps, dokumentacja techniczna jest teraz dostępna na tabletach - zawsze aktualna. Co więcej, można ją łatwo filtrować, zgłaszać uwagi czy pobierać wersje archiwalne.
Wnioski dla managerów IT
Jeśli jesteś liderem IT w firmie i zastanawiasz się, czy warto wchodzić w cyfryzację dokumentów - odpowiedź brzmi: tak, warto - ale z głową. Kluczowe elementy, na które warto zwrócić uwagę:
- Zacznij od audytu: dowiedz się, gdzie są „wąskie gardła” w Twoim obiegu dokumentów.
- Postaw na prostotę: nie komplikuj architektury - OneDrive i SharePoint często wystarczą.
- Edukacja zespołu: nawet najlepsze narzędzia nie zadziałają bez nawyków i świadomości.
- Zbuduj standardy: nazewnictwo plików, struktura folderów, wersjonowanie - to wszystko musi mieć zasady.
Nie chodzi tylko o technologię. Chodzi o zmianę nawyków. A ta, jak wiemy, wymaga konsekwencji, ale też cierpliwości.
Przyszłość: fundament pod automatyzację
Warto podkreślić, że przejście do chmury to nie koniec transformacji - to dopiero początek. Uporządkowane dane, logiczne struktury plików, wspólne środowisko - to fundament, na którym można zacząć budować automatyczne procesy: zatwierdzania, podpisywania, obiegu dokumentów.
W drugiej części tego artykułu opowiem, jak dzięki narzędziom takim jak Power Platform, AI Builder, Teams czy Autenti można usprawnić codzienną pracę w sposób, który jeszcze dekadę temu był zarezerwowany wyłącznie dla dużych korporacji z wielomilionowymi budżetami.
Ale zanim do tego przejdziemy, warto zapamiętać jedno: chmura to nie tylko miejsce na pliki - to nowy sposób pracy.
Zarezerwuj czas z ekspertem - dołącz do inicjatywy Masterclass!
Cyfrowa transformacja i skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji to dziś nie tylko modne hasła - to realna przewaga konkurencyjna. Dlatego w ramach naszego projektu uruchamiamy nową inicjatywę: Masterclass - platforma wiedzy oraz dostęp do ekspertów , które mają na celu wspieranie członków organizacji w kluczowych obszarach rozwoju technologicznego, operacyjnego i strategicznego.
Czym jest Masterclass?
Masterclass to dostęp do bazy wiedzy, artykułów eksperckich, warsztatow, konsultacji, dopasowane do realnych wyzwań, z którymi mierzą się firmy - zarówno te małe,średnie jak i duże. Każde spotkanie to okazja do zadania pytań, wspólnego rozwiązywania problemów oraz zdobywania praktycznych umiejętności.
Tematyka obejmuje m.in.:
- IT
- AI
- Marketing/ PR
- ESG
- Księgowość
- Podatki
- Prawo
- HR
Dlaczego warto się zgłosić?
Każda firma jest inna - dlatego oferujemy możliwość rezerwacji indywidualnego czasu z ekspertem. Dzięki temu możesz omówić konkretne potrzeby swojej organizacji i otrzymać spersonalizowane rekomendacje. Nasi eksperci mają wieloletnie doświadczenie w pracy z firmami z różnych branż - od produkcji, przez usługi, po sektor publiczny.
Jak to działa?
- Wybierasz dogodny termin spotkania.
- Określasz interesujący Cię temat lub wyzwanie, które chcesz omówić.
- Bierzesz udział w 60 minutowej sesji (online lub hybrydowo).
- Otrzymujesz podsumowanie, materiały i plan dalszych działań.
Chcesz więcej?
W ramach Masterclass organizujemy interaktywne warsztaty, jeśli masz pomysł na temat takich warsztatów skontaktuj się z naszymi ekspertami.
📅 Zarezerwuj swój czas już dziś!
Sprawdź dostępność eksperta i wypełnij formularz na dole strony eksperta https://www.zig.pl/eksperci
Nie zwlekaj - liczba miejsc na indywidualne konsultacje i warsztaty jest ograniczona. Masterclass to przestrzeń, w której wiedza spotyka się z praktyką - dołącz do niej razem z nami!
