Elektroniczne doręczenia, to nowoczesna usługa zaufania umożliwiająca wysyłkę i odbiór j korespondencji drogą elektroniczną. Przesyłka nadana na adres do e-doręczeń ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. Innymi słowy, e-doręczenie stanowi cyfrowy odpowiednik poleconej przesyłki pocztowej, z zachowaniem dowodów nadania i odbioru, eliminując potrzebę wizyt na poczcie czy oczekiwania na awizo. Dla przedsiębiorcy oznacza to wygodę i oszczędność czasu: dokumenty urzędowe może odbierać online, 24/7, bez kolejek i niezależnie od miejsca pobytu. Artykuł ten wyjaśnia, czym są e-Doręczenia, jakie obowiązki prawne się z nimi wiążą oraz jak praktycznie z nich korzystać w firmie.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia, to publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Pod względem prawnym każda przesyłka wysłana przez e-Doręczenia jest równoważna tradycyjnemu listowi poleconemu, zachowane są dowody nadania i odbioru oraz poufność korespondencji. Od zwykłego e-maila odróżnia ją to, że system e-Doręczeń zapewnia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, integralność treści oraz urzędowe potwierdzenia doręczenia w formie elektronicznych dowodów nadania i odbioru. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że wysłany dokument dotarł do adresata, a w razie sporu może przedstawić wiarygodny dowód doręczenia.
Adres do e-Doręczeń (ADE) i Baza Adresów Elektronicznych (BAE)
Aby korzystać z e-Doręczeń, każda firma lub osoba musi posiadać swój unikalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Wszystkie adresy ADE gromadzone są w centralnej Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Jest to publiczny rejestr zawierający adresy do e-Doręczeń podmiotów publicznych, obywateli oraz przedsiębiorców.
Wpisanie adresu firmy do BAE ma istotne konsekwencje prawne. Oznacza, że organy administracji publicznej kierujące pisma do tej firmy będą odtąd doręczały korespondencję wyłącznie elektronicznie na przypisany ADE. Innymi słowy, jeśli przedsiębiorca posiada aktywny adres w BAE, urząd nie wyśle mu już tradycyjnego listu, zamiast tego pismo trafi na jego skrzynkę e-Doręczeń. Obowiązkiem przedsiębiorcy staje się zatem regularne odbieranie korespondencji z e-skrzynki, podobnie jak wcześniej odbierał listy polecone na poczcie. Adres do e-Doręczeń wpisany do BAE staje się oficjalnym adresem do doręczeń danej firmy, analogicznie do adresu siedziby, tylko że w formie elektronicznej.
Kto świadczy usługę e-Doręczeń? Dostawcy publiczni i niepubliczni
Usługę e-Doręczeń mogą świadczyć wyłącznie kwalifikowani dostawcy usług zaufania, zarówno publiczni, jak i komercyjni (niepubliczni). Aktualnie wyróżniamy następujących dostawców usługi e-Doręczeń:
- Publiczny dostawca e-Doręczeń – operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska S.A. To podmiot ustawowo wyznaczony do świadczenia Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) oraz Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Poczta Polska zapewnia bezpłatną skrzynkę e-Doręczeń wszystkim, którzy zdecydują się na publiczną usługę (np. zakładając ADE przez Biznes.gov.pl). Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego służy przede wszystkim komunikacji z podmiotami publicznymi, dzięki niej firmy i obywatele mogą bezpłatnie wysyłać i odbierać korespondencję urzędową w formie elektronicznej. Publiczna usługa hybrydowa (PUH) z kolei to usługa uzupełniająca, gdy nadawca (np. urząd) wyśle pismo elektroniczne do odbiorcy, który nie ma aktywnego adresu do e-Doręczeń (najczęściej osoba fizyczna), operator hybrydowy wydrukuje to pismo i dostarczy je odbiorcy tradycyjną pocztą. Usługa hybrydowa łączy więc komunikację elektroniczną z papierową, zapewniając dotarcie przesyłki nawet do osób pozostających poza systemem e-Doręczeń.
- Niepubliczni (kwalifikowani) dostawcy e-Doręczeń – to komercyjne firmy, które uzyskały status kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostały wpisane do rejestru dostawców usług zaufania. Obecnie na rynku funkcjonuje kilku takich dostawców: m.in. Asecco Data Systems S.A., Autenti sp. z o.o., KFJ Inwestycje sp. z o.o. (notaUP), Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. (eDOpost) oraz wspomniana już Poczta Polska S.A. (w ramach komercyjnej oferty poza usługą publiczną). Dostawcy komercyjni oferują tzw. kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która w odróżnieniu od usługi publicznej, umożliwia pełną komunikację biznesową: między firmami, z osobami fizycznymi oraz z urzędami.
Niezależnie od wyboru dostawcy, każdy adres do e-Doręczeń trafia do centralnej bazy BAE i podlega tym samym standardom.
Jak założyć adres do e-Doręczeń dla firmy?
Uzyskanie adresu do e-Doręczeń jest stosunkowo proste i odbywa się online. Sposób rejestracji zależy od wybranego dostawcy usługi:
- Adres u publicznego dostawcy (Poczta Polska) – rekomendowaną drogą dla przedsiębiorców jest skorzystanie z serwisu Biznes.gov.pl i Konta Przedsiębiorcy. Tam dostępna jest e-usługa polegająca na złożeniu wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń (formularz interaktywny prowadzący krok po kroku). Utworzenie adresu ADE przez operatora wyznaczonego jest bezpłatne i zwykle następuje w ciągu kilku dni roboczych.
- Adres u dostawcy niepublicznego (kwalifikowanego) – alternatywnie przedsiębiorca może założyć skrzynkę do e-Doręczeń bezpośrednio u wybranego dostawcy komercyjnego. W praktyce odbywa się to poprzez rejestrację w systemie danego operatora (np. na stronie internetowej Certum, Autenti, eDO post) i złożenie analogicznego wniosku o ADE. Taki wniosek również wymaga uwierzytelnienia tożsamości (np. podpisem elektronicznym) Należy jednak pamiętać, że kwalifikowani dostawcy mogą pobierać opłatę za utrzymanie skrzynki lub za wysyłane przesyłki między podmiotami prywatnymi (cenniki są dostępne na ich stronach). Warto więc przed wyborem zapoznać się z ofertą i kosztami.
Aktywacja skrzynki: Niezależnie od dostawcy, samo utworzenie adresu to nie wszystko, konieczna jest jeszcze aktywacja skrzynki e-Doręczeń przez użytkownika. W przypadku adresu założonego na Biznes.gov.pl, na adres e-mail podany we wniosku przyjdzie wiadomość z informacją o utworzeniu ADE i linkiem do aktywacji. Aktywacja polega na zalogowaniu się do systemu e-Doręczeń i potwierdzeniu rozpoczęcia korzystania ze skrzynki. Dopiero po aktywacji adres zostaje ostatecznie wpisany do BAE i staje się widoczny dla innych podmiotów.
Kogo dotyczy obowiązek e-Doręczeń i od kiedy?
Wdrażanie obowiązkowej e-korespondencji dla różnych podmiotów odbywa się etapami. Terminy wejścia do systemu zależą od rodzaju podmiotu i daty rejestracji działalności. Poniżej kluczowe daty, do których przedsiębiorcy muszą uzyskać adres do e-Doręczeń:
- Nowe firmy zakładane od 1 stycznia 2025 r. – już na etapie rejestracji w CEIDG lub KRS podmiot musi założyć adres do e-Doręczeń. Rejestracja firmy jest zintegrowana z utworzeniem ADE, dzięki czemu nowi przedsiębiorcy od razu wchodzą do systemu.
- Spółki wpisane do KRS (zarejestrowane przed 2025 r.) – mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 r.
- Jednoosobowe działalności gospodarcze wpisane do CEIDG (założone do 31 grudnia 2024 r.) – muszą uzyskać adres do e-Doręczeń najpóźniej do 1 października 2026 r. Warto jednak zauważyć, że od 1 lipca 2025 r. w przypadku dokonywania jakichkolwiek zmian we wpisie CEIDG posiadanie aktywnego adresu e-Doręczeń jest już wymagane.
- Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi) – są objęte obowiązkiem posiadania ADE od 1 stycznia 2025 r.
Warto dodać, że od 1 stycznia 2025 r. organy administracji publicznej mają obowiązek korzystać z e-Doręczeń.
Odbieranie korespondencji i fikcja doręczenia
Posiadanie adresu do e-Doręczeń wiąże się z obowiązkiem regularnego odbierania korespondencji kierowanej na ten adres. System został zaprojektowany tak, aby maksymalnie usprawnić doręczenia, od chwili wysłania przez urząd pismo trafia na skrzynkę adresata w ciągu kilku sekund, a adresat otrzymuje powiadomienie o nowej przesyłce. Pismo uznaje się za skutecznie doręczone po upływie 14 dni od umieszczenia korespondencji na skrzynce, nawet jeśli nikt jej faktycznie nie przeczytał. System automatycznie wystawia wtedy urzędowy dowód doręczenia. Fikcja doręczenia w e-Doręczeniach działa analogicznie jak przy tradycyjnych listach poleconych (gdzie po dwukrotnym awizowaniu pismo uznaje się za doręczone). Dla przedsiębiorcy oznacza to, że brak reakcji na pismo w e-skrzynce ma takie same skutki prawne jak zignorowanie listu poleconego. Dlatego niezwykle istotne jest wdrożenie wewnętrznych procedur, które zapobiegną przegapieniu ważnej korespondencji.
Wewnętrzne procedury w firmie – organizacja obsługi e-Doręczeń
Wprowadzenie obowiązkowej e-korespondencji sprawia, że firmy muszą odpowiednio zorganizować wewnętrznie obsługę nowego kanału komunikacji. Oto elementy, na które warto zwrócić uwagę:
- Kto odbiera korespondencję? – należy wyznaczyć konkretną osobę (lub zespół) odpowiedzialną za regularne logowanie się do skrzynki e-Doręczeń i pobieranie nowych wiadomości. Naturalnym wyborem jest tu administrator skrzynki. Dobrą praktyką jest wyznaczenie zastępstwa na wypadek nieobecności administratora (np. na czas choroby lub urlopu), tak, by zawsze ktoś czuwał nad skrzynką.
- Obieg dokumentów w firmie – trzeba opracować procedurę przekazywania otrzymanych pism do właściwych osób lub działów wewnątrz firmy. Przykładowo, pisma z urzędu skarbowego powinny natychmiast trafić do działu księgowości (lub głównego księgowego), korespondencja z ZUS – do działu kadr, sprawy administracyjne lub urzędowe – do zarządu albo kancelarii prawnej obsługującej firmę.
- Pilnowanie terminów – każde pismo urzędowe może zawierać istotne terminy (np. termin złożenia wyjaśnień, wniesienia odwołania, dokonania płatności itp.). W firmie warto wdrożyć mechanizm monitorowania takich terminów. Może to być prosty kalendarz lub system CRM z przypomnieniami.
- Archiwizacja i bezpieczeństwo – choć wszystkie dowody doręczeń są przechowywane w systemie, warto wewnętrznie archiwizować pobrane pisma (np. zapisywać je w firmowym repozytorium dokumentów). Należy też zadbać o bezpieczeństwo dostępu do skrzynki, loginy, hasła lub certyfikaty powinny być odpowiednio chronione. Dostęp do e-Doręczeń należy nadawać tylko zaufanym pracownikom, a w razie ich odejścia natychmiast odbierać uprawnienia.
Dobrze zaprojektowane procedury wewnętrzne zapewnią, że korzystanie z e-Doręczeń będzie dla firmy bezproblemowe. Warto potraktować e-Doręczenia tak samo poważnie, jak obsługę papierowej poczty przychodzącej z tą różnicą, że przy odpowiedniej organizacji jest to znacznie wygodniejsze i szybsze.
Wysyłanie pism przez e-Doręczenia – do urzędów i kontrahentów
Usługa e-Doręczeń służy nie tylko do odbierania korespondencji od urzędów, ale także umożliwia wysyłanie oficjalnych pism drogą elektroniczną. Dla przedsiębiorcy oznacza to możliwość załatwiania wielu spraw urzędowych w pełni online, bez drukowania dokumentów i nadawania listów poleconych w okienku pocztowym.
Wysyłka do urzędu: aby wysłać pismo do organu administracji publicznej, wystarczy znać adres do e-Doręczeń danego urzędu. Od 2025 r. wszystkie instytucje publiczne posiadają już swoje ADE, można je znaleźć w Bazie Adresów Elektronicznych (np. poprzez wyszukiwarkę w skrzynce lub na stronach gov.pl) albo na oficjalnych stronach urzędów (często publikują swój ADE obok danych teleadresowych). Po zalogowaniu do skrzynki e-Doręczeń tworzymy nową wiadomość, wpisujemy ADE adresata (urzędu), dodajemy treść pisma lub załączniki i zatwierdzamy wysyłkę. Reszta dzieje się automatycznie, system dostarczy nasz e-list polecony do skrzynki urzędu, a my otrzymamy potwierdzenie nadania.
Wysyłka do firmy lub osoby prywatnej: e-Doręczenia można wykorzystać także w komunikacji z innymi firmami lub nawet z konsumentami, pod warunkiem, że posiadają oni swój adres ADE. Przykładowo, dwie spółki mogą wymieniać ważne oświadczenia, wypowiedzenia umów czy zamówienia poprzez e-Doręczenia zamiast tradycyjnych listów poleconych. Taka forma doręczeń między podmiotami prywatnymi jest jednak opcjonalna, prawo nie nakazuje jej stosowania, a jedynie umożliwia. W praktyce konieczne jest wcześniejsze uzgodnienie z kontrahentem korzystania z e-Doręczeń w kontaktach wzajemnych, aby miał on świadomość, że tą drogą otrzyma od nas dokumenty.
Opłaty za komercyjne e-doręczenia: warto pamiętać, że jeżeli w wymianie korespondencji nie uczestniczy podmiot publiczny, wówczas nadawca ponosi koszt przesyłki zgodnie z cennikiem dostawcy. Wysyłka e-listu poleconego między firmami może kosztować kilka złotych. Dokładna wysokość opłaty zależy od wybranego operatora. W kontekście wysyłki do kontrahentów przedsiębiorca sam decyduje, czy koszt ten jest opłacalny często może być niższy niż tradycyjna przesyłka, zwłaszcza biorąc pod uwagę szybkość doręczenia i automatyczne uzyskanie potwierdzeń.
Podsumowanie
E-Doręczenia otwierają przed przedsiębiorcami możliwość pełnej cyfryzacji korespondencji biznesowej. Dzięki nim firma może zarówno sprawnie odbierać pisma od urzędów, jak i sama wysyłać oficjalne dokumenty elektronicznie, mając pewność co do ich dostarczenia i dysponując dowodami doręczeń. Warunkiem sukcesu jest jednak dopełnienie formalności (założenie i aktywacja adresu w BAE) oraz zorganizowanie obsługi tego kanału wewnątrz firmy.
