1. Noty korygujące przestały istnieć
Od 1 lutego 2026 r., wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, noty korygujące wystawiane przez nabywców zostały zlikwidowane. Uchylony został art. 106k ustawy o VAT. Każda pomyłka (np. błędy w nazwie, adresie, NIP) będzie musiał poprawiać sprzedawca za pomocą faktury korygującej w KSeF.
Kluczowe zmiany i zasady:
- Koniec not od nabywcy: nabywca nie będzie mógł samodzielnie poprawić literówki w nazwie firmy czy błędnego adresu.
- Wszystko przez sprzedawcę: każda korekta będzie wymagała wystawienia ustrukturyzowanej faktury korygującej przez sprzedawcę w systemie KSeF.
- Proste poprawki: nawet drobne błędy formalne będą naprawiane korektą w KSeF, co może oznaczać konieczność wystawienia korekty „do zera” i nowej faktury.
2. Noty księgowe (noty obciążeniowe, obciążeniowo - uznaniowe) nadal istnieją.
Nie należy mylić not księgowych z notami korygującymi, które przestały istnieć. Nabywca mógł skorygować notami korygującymi mało istotne pomyłki na fakturach i to obecnie już nie funkcjonuje, natomiast noty księgowe (noty obciążeniowe, obciążeniowo - uznaniowe) służą do obciążenia karami umownymi, odsetkami, odszkodowaniami. Noty księgowe nie są fakturami, dlatego nie są wystawiane w systemie KSeF tylko poza nim. A ponieważ nie dokumentują czynności opodatkowanych VAT to nie zostały one zlikwidowane i nadal funkcjonują.
3. Scamowe faktury w KSeF
„Faktura scamowa to z reguły faktura niedokumentująca rzeczywistej operacji gospodarczej albo dokumentująca operację gospodarczą, która w ogóle nie miała miejsca.
Faktury scamowe trafiają do podatników, aby wywołać pozór wystąpienia rzeczywistej operacji gospodarczej mającej na celu wyłudzenie środków pieniężnych.
Faktura scamowa najczęściej zostaje wystawiona przez podmiot nieistniejący albo podmiot istniejący, ale biorący udział np. w karuzeli podatkowej.”*(1)
W KSeF będzie możliwość zgłoszenia takich faktur do administracji skarbowej, ale nie chodzi o zgłoszenie, jeśli problem jest handlowy i nie możemy porozumieć się z wystawcą w kontekście handlowym – takiego problemy urząd skarbowy za nas nie załatwi. Chodzi tu o zgłoszenia podejrzanych faktur, które na nas wystawiono a nie możemy skontaktować się z wystawcą lub nie występuje on w CEIDG lub KRS itp. Mamy podejrzenie, że wystawiono na nas fakturę w celu wyłudzenia. Zgłoszenia tego może dokonać tylko nabywca i on może to zgłoszenie też w każdej chwili wycofać. Skorzystanie z tej funkcji jest dobrowolne
4.Tryby wystawiania faktur w KSeF
Żeby dobrze zrozumieć poniższą prezentację uporządkujmy tylko informację, których jest bardzo dużo w zakresie integracji i możliwości technicznej wystawiania faktur w KSeF. Czyli każdy podmiot może bezpośrednio wystawić fakturę w KSeF logują się na stronę:
https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
lub wystawia faktury w programie komercyjnym nie bezpośrednio w KSeF. Integruje ten program z KSeF i następnie po wystawieniu faktury w programie komercyjnym przesyła ją do KSeF.
„W systemie KSeF funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline
Tryb ONLINE to wystawianie faktur w KSeF w czasie rzeczywistym. Plik xml jest przesyłany do KSeF w tym samym dniu co data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 faktury.
Tryb ONLINE to sposób podstawowy.
Czyli wystawiamy fakturę w KSeF lub w programie komercyjnym i wtedy niezwłocznie wysyłamy ją do KSeF i tam nadany jej zostaje indywidualny numer identyfikujący. Za dzień wystawienie tej faktury uważa się datę jej przesłania do KSeF. Czyli najlepiej wystawić i od razu przesłać. Jeśli wyślemy ją w inny dzień niż wystawimy to będzie uznana za wystawioną w trybie OFFLINE24.
Uznaje się, że nabywca otrzymał tą fakturę w momencie, w którym nadano jej numer identyfikujący w KSeF.
Jeśli musimy wystawić fakturę korygującą do faktury wystawionej w trybie ONLINE to możemy to zrobić dopiero jak na fakturze pierwotnej zostanie w KSeF nadany indywidualny numer identyfikujący.
„Jeden kod na fakturze wystawionej w trybie online
Na fakturze wystawianej w trybie online, udostępnionej nabywcy, o której mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub używanej poza KSeF (po przesłaniu jej do systemu) znajdzie się jeden kod QR - zapewniający dostęp do faktury i weryfikację danych na niej zawartych – z oznaczeniem numeru KSeF faktury.
Kod QR dla faktury wystawionej online (KOD I)
Znak graficzny
Oznaczenie numeru KSeF faktury
Znajduje się bezpośrednio pod kodem graficznym” *(2)
Po zalogowaniu w KSeF jeden z pierwszych, kroków które musieliście Państwo zrobić (była o tym mowa we wcześniejszym artykule) to pobranie dwóch certyfikatów – ważnych przez okres dwóch lat.
Pierwszy z tych certyfikatów "typu 1" jest powiązany z kodem weryfikującym jest to właśnie powyżej zaprezentowany znak graficzny, który zawiera dane weryfikacyjne potwierdzające, że faktura została zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i jest autentyczna.
Czyli podsumowując, żeby przekazać fakturę poza KSeF nabywcy musi być ona wystawiona w KSeF lub przesłana do KSeF po wystawieniu w innym programie. Następnie zostanie jej nadany indywidualny numer identyfikujący (w KSeF) i zostanie ona opatrzona kodem QR powiązanym z pobranym certyfikatem. Jeśli odpowiednio Państwo zintegrowaliście wasze oprogramowania z KSeF to powyższe czynności wydarzą się automatycznie.
Sytuacje, w których możemy przekazać faktury wystawione w trybie ONLINE z jednym kodem Kod QR na fakturze to:
„Obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony wystąpi, gdy:
- miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego,
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
- nabywcą jest podatnik z innego kraju UE, korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME,
- nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem NIP,
- nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument).”*(3)
Tryb OFFLINE sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.
Tryb OFFLINE od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur szczególnych. Należy do nich:
- tryb offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy (stosowany np. w razie problemów z Internetem lub z wyboru wystawcy),
- tryb offline-niedostępność KSeF, o którym mowa w art. 106nh ustawy (stosowany w czasie prowadzonych prac serwisowych w KSeF),
- tryb awaryjny, o którym mowa w art. 106nf ustawy (wykorzystywany w przypadku ogłoszonej w BIP i oprogramowaniu interfejsowym awarii KSeF).
Od strony technicznej stosowany jest w ww. trzech przypadkach jeden tryb wysyłki OFFLINE, natomiast w zależności od tego, która z ww. procedur została zastosowana, występują różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR.
Wyjątkową sytuacją jest awaria całkowita KSeF ogłoszona w środkach społecznego przekazu. W tych okolicznościach faktury są wystawiane poza systemem.”*(4)
Tryb awarii zwykłej
„Tryb awaryjny to rozwiązanie, z którego korzysta się w przypadku ogłoszonego w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym komunikatu o awarii KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo zidentyfikowanej usterki systemu, proces wystawiania faktur jest nadal kontynuowany.
Procedury związane ze stosowaniem trybu awaryjnego określa art. 106nf ustawy o podatku od towarów i usług.
Kto może skorzystać z trybu awaryjnego?
Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii KSeF może wystawić fakturę w trybie awaryjnym. Komunikaty o awarii systemu są publikowane w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym.
Zasady postępowania
Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie awaryjnym:
- stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
- wystawia ją w postaci elektronicznej,
- przesyła ją do KSeF – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF,
- udostępnia ją nabywcy w sposób uzgodniony.
Jeżeli w terminie 7-dniowym:
- zostanie zamieszczony w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, termin 7 dni liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii, lub
- w trakcie samej awarii zostanie zamieszczony komunikat o wystąpieniu tzw. awarii całkowitej – faktury nie dosyła się do KSeF.
Data wystawienia faktury w trybie awaryjnym
Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym
Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym to:
- data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
- data przydzielenia numeru KSeF - jeżeli data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
Wyjątek: Jeżeli faktura została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (m.in. na rzecz podmiotu zagranicznego, konsumenta czy nabywcy bez NIP), który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu KSeF - za datę otrzymania tej faktury uznaje się zawsze datę jej faktycznego otrzymania.
Dwa kody QR na fakturze
Faktura wystawiona w trybie awaryjnym udostępniana nabywcy poza KSeF (przed jej przesłaniem do KSeF) powinna być oznaczona dwoma kodami QR:
- pierwszy kod QR: zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada napis „OFFLINE”),
- drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada napis „CERTYFIKAT”).
Aby wygenerować drugi kod QR konieczne jest pobranie certyfikatu KSeF (typu 2).
WAŻNE
Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy poza KSeF już po przesłaniu jej do systemu, wówczas jest opatrzona tylko jednym kodem QR – pod którym jest zamieszczony numer KSeF faktury.
Możliwość wydania nabywcy „potwierdzenia transakcji”
W przypadku faktury wystawionej w trybie awaryjnym fakturę przekazuje się nabywcy w sposób uzgodniony (w KSeF lub poza KSeF). W przypadku gdy nabywca otrzymuje fakturę w KSeF, dodatkowo możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji.
Faktury korygujące
Fakturę korygującą można wystawić również w trybie awaryjnym.
Fakturę korygującą fakturę wystawioną w trybie awaryjnym wystawia się po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru identyfikującego w KSeF.”*(5)
Czyli podsumowując tryb awarii zwykłej zarówno jej początek jak i koniec jest ogłoszony przez właściwego ministra do spraw finansów publicznych i dokonuje on tych ogłoszeń w Biuletynie Informacji Publicznej oraz za pośrednictwem narzędzi informatycznych powiązanych w KSeF. Nie wolno w tym przypadku wystawiać faktur papierowo i po ogłoszeniu końca awarii faktury muszą być wysłane do KSeF w ciągu 7 dni.
” Dwa kody na fakturze offline
Na fakturze wystawianej w trybie offline - niedostępność KSeF lub offline24 - udostępnionej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (przed przesłaniem faktury do KSeF) oraz na fakturze wystawionej w trybie awaryjnym udostępnianej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF znajdą się dwa kody:
- pierwszy z napisem „OFFLINE”,
- drugi z napisem „CERTYFIKAT”.
Pierwszy Kod QR dla faktury wystawionej offline (KOD I)
Znak graficzny
Napis OFFLINE
Znajduje się bezpośrednio pod znakiem graficznym
Tryb online, offline24, offline - (niedostępność KSeF) i tryb awaryjny to tryby biznesowe i prawne. Od strony technicznej i systemowej tryb offline24, offline - (niedostępność KSeF) i tryb awaryjny – to w istocie jeden tryb offline. Z tego względu przyjęto jedno, wspólne oznaczenie „OFFLINE” pod kodem QR.
Drugi Kod QR dla faktury wystawionej offline (KOD II)
Kod graficzny
Napis "Certyfikat"
Znajduje się bezpośrednio pod znakiem graficznym
Jeden kod na fakturze „offline”, która została przesłana do KSeF i został jej nadany numer KSeF
Na fakturze wystawianej w trybie:
- offline - niedostępność KSeF lub offline24 - udostępnianej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, po przesłaniu do KSeF,
- awaryjnym - udostępnionej nabywcy poza KSeF, po przesłaniu jej do systemu
- offline - niedostępność KSeF, offline24, awaryjnym - używanej poza KSeF po przesłaniu do systemu
znajdzie się wyłącznie jeden kod QR – z oznaczeniem numeru KSeF faktury.”*(6)
Dalszy ciąg tego artykułu, czyli część II znajdziecie Państwo w kolejnej publikacji na stronie ZIG. Proszę koniecznie przeczytać obie części.
*(1)https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-scamowa-w-ksef-jak-ja-zglosic-i-uniknac-problemow
*(2)https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/
*(3)https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/
*(4)https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryby-szczegolne-wystawiania-faktur
*(5)https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-awaryjny/
*(6)https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/
.png)