Najważniejsze zasady wystawiania faktur w KSeF – część II

Zanim Państwo zaczniecie czytać ten artykuł proszę przeczytać wcześniejszą część I, ponieważ to jest kontynuacja. Czytanie ich osobno nie ma większego sensu.

Tryb awarii całkowitej w KSeF:

„Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie procedury postępowania na wypadek takich okoliczności wynika z ogólnej sytuacji geopolitycznej Polski.
Sposób postępowania w przypadku awarii całkowitej określa art. 106ng ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto może skorzystać z trybu dotyczącego awarii całkowitej?

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w środkach społecznego przekazu awarii KSeF. Komunikaty o awarii KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone np. w telewizji, radiu, prasie czy w Internecie. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią, gdy nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów o awarii KSeF w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym.

Zasady postępowania

Podatnik chcąc wystawić fakturę w czasie awarii całkowitej:

• wystawi ją w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną,
• nie będzie miał obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej,
• nie będzie miał obowiązku przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii,
• przekaże ją nabywcy np. osobiście, mailem bądź innym alternatywnym kanałem.

Data wystawienia i otrzymania faktury w trybie awarii całkowitej

W trybie awarii całkowitej stosuje się ogólne zasady ustawy o podatku od towarów i usług. Datą wystawienia faktury jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania faktury jest data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę (poza KSeF).

Brak kodu QR na fakturze wystawionej w czasie awarii całkowitej

Faktura w postaci papierowej lub faktura elektroniczna wystawiona podczas awarii całkowitej i przekazywana nabywcy, z założenia poza KSeF, nie jest opatrywana kodami QR - w przeciwieństwie do faktur wystawionych w trybie offline24, offline (niedostępność KSeF) czy trybie awaryjnym, które takimi kodami są opatrywane.

Faktura korygująca

W przypadku zaistnienia w trakcie awarii całkowitej, przesłanki do wystawienia faktury korygującej – taką fakturę korygującą również wystawia się poza KSeF w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną.”

Podsumowując w trybie awarii całkowitej po jej ustąpieniu nie ma obowiązku przesyłania tych faktur do KSeF (wystawionych w czasie trwania tej awarii) w związku z tym faktury te nie otrzymają numerów KSeF. I podczas tej awarii można wystawiać faktury zarówno elektronicznie jak i papierowo.  *(1)

Tryb niedostępności systemu:

„Tryb offline - niedostępność KSeF to rozwiązanie, z którego można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej niedostępności systemu, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie.

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline z uwagi na niedostępność systemu są określone w art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto może skorzystać z trybu offline?

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF niedostępności KSeF może wystawić fakturę w trybie offline. KSeF posiada również funkcjonalność komunikowania niedostępności KSeF w oprogramowaniu interfejsowym.

Zasady postępowania

Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline:

• stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• przesyła ją do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.

Jeżeli jednak:

• wystąpi w tym czasie awaria KSeF (ogłoszona w BIP i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od zakończenia awarii,
• wystąpi w tym czasie tzw. awaria całkowita KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF

Data wystawienia faktury w trybie offline

Datą wystawienia faktury w trybie offline jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Data otrzymania faktury w trybie offline

Datą otrzymania faktury w trybie offline jest:

• data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF - dla podatnika podatku od towarów i usług (czynnego lub zwolnionego),
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. na rzecz podmiotów zagranicznych, konsumentów czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Dwa kody QR na fakturze

Faktura wystawiona w trybie offline - niedostępność KSeF udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem do KSeF) powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

WAŻNE

Aby wygenerować drugi kod QR konieczne jest pobranie certyfikatu KSeF (typu 2).

Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, poza KSeF już po przesłaniu jej do systemu, wówczas faktura jest opatrzona tylko jednym kodem QR – pod którym jest zamieszczony numer KSeF.

Możliwość wydania „potwierdzenia transakcji” nabywcy krajowemu z NIP

W przypadku, gdy fakturze wystawionej w trybie offline-niedostępność KSeF nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy posiadający identyfikator podatkowy NIP, możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji. 

Faktura korygująca w trybie offline - niedostępność KSeF

Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline - niedostępność KSeF.

Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline - niedostępność KSeF, to wystawia się ją dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.”*(2) Czyli jeśli faktura pierwotna nie zostanie wysłana do KSeF to nie można przed nią wysłać faktury korygującej.

Tryb offline24:

„Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Rozwiązanie stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców związane z wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF.

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 określa art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto może skorzystać z trybu offline24?

Każdy podatnik może wystawiać faktury w trybie offline24. Ustawa nie zawiera ograniczeń w tym zakresie. Celem jest bowiem jak najbardziej elastyczne podejście do stosowania tego trybu przez przedsiębiorców.

Zasady postępowania

Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline24:

• stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• niezwłocznie przesyła fakturę do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF faktury.

Jeżeli po wystawieniu faktury, a przed jej przesłaniem do KSeF:

• wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii,
• wystąpi tzw. całkowita awaria KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF.

Data wystawienia faktury w trybie offline24

Datą wystawienia faktury w trybie offline24 jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Powyższą zasadę stosuje się także gdy podatnik wystawi fakturę „online”, ale data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data zadeklarowana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.

Data otrzymania faktury w trybie offline24

WAŻNE:

Faktura wystawiana w trybie offline24 jest otrzymywana przez nabywcę będącego podatnikiem podatku od towarów i usług przy użyciu KSeF.

Jeżeli jednak nabywcą jest podmiot wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy o podatku od towarów usług (np. podatnik zagraniczny, konsument), fakturę udostępnia się w sposób z nim uzgodniony. Data otrzymania faktury w trybie offline24 to:

• data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF – dla nabywcy będącego krajowym podatnikiem podatku od towarów i usług czynnym lub zwolnionym,
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Dwa kody QR na fakturze

Faktura wystawiona w trybie offline24 udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF) powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

WAŻNE
Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, poza KSeF już po przesłaniu jej do systemu, wówczas faktura jest opatrzona tylko jednym kodem QR – pod którym jest zamieszczony numer KSeF.

W przypadku, gdy fakturze wystawionej w trybie offline24 nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy posiadający identyfikator podatkowy NIP, możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji. 

Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline24. W stosunku do tak wystawionej faktury korygującej również występuje obowiązek jej przesłania do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym.

Ponadto, jeżeli wystawiana korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, to najpierw należy przesłać fakturę pierwotną do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF, a następnie dopiero wystawić fakturę korygującą. W fakturze korygującej należy zadeklarować m.in. numer KSeF faktury korygowanej.”

Podsumowując mamy następujące tryby wystawiania faktur w KSeF: 

1. Tryb ONLINE,

2. Tryb awarii zwykłej,

3. Tryb awarii całkowitej w KSeF,

4. Tryb niedostępności system,

5. Tryb offline24,

Do każdego z tych trybów musicie Państwo nauczyć się w jakich terminach wystawiać faktury, faktury korygujące i w jakich terminach przesyłać je do KSeF oraz jak przekazywać je odbiorcom i kiedy mają mieć kody QR.

Dlaczego należy się tego nauczyć?

„Kary pieniężne – za co i od kiedy?

Zgodnie z art. 106ni ust. 1 VATU, na podatników naruszających przepisy KSeF naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem. Za co? Przewinienia możliwe są trzy. Po pierwsze – wbrew obowiązkowi podatnik nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Po drugie – podatnik wystawił fakturę elektroniczną niezgodną ze wzorem, w okresie awarii albo niedostępności KSeF, względnie w trybie offline24. Po trzecie wreszcie, podatnik nie przesłał na czas do KSeF faktur offline (w ciągu 1 dnia) albo w przypadku awarii (w ciągu 7 dni).

Kluczowe jednak jest to, że art. 106ni VATU wchodzi w życie w istotnym (choć nie w pełnym) zakresie od 1.1.2027 r. Czyli przez cały 2026 r. nie ma podstaw do nakładania na podatników sankcji w postaci ww. kar pieniężnych.”

Zanim Państwo zaczniecie czytać ten artykuł proszę przeczytać wcześniejszą część I, ponieważ to jest kontynuacja. Czytanie ich osobno nie ma większego sensu.

Tryb awarii całkowitej w KSeF:

„Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie procedury postępowania na wypadek takich okoliczności wynika z ogólnej sytuacji geopolitycznej Polski.
Sposób postępowania w przypadku awarii całkowitej określa art. 106ng ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto może skorzystać z trybu dotyczącego awarii całkowitej?

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w środkach społecznego przekazu awarii KSeF. Komunikaty o awarii KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone np. w telewizji, radiu, prasie czy w Internecie. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią, gdy nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów o awarii KSeF w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym.

Zasady postępowania

Podatnik chcąc wystawić fakturę w czasie awarii całkowitej:

• wystawi ją w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną,
• nie będzie miał obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej,
• nie będzie miał obowiązku przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii,
• przekaże ją nabywcy np. osobiście, mailem bądź innym alternatywnym kanałem.

Data wystawienia i otrzymania faktury w trybie awarii całkowitej

W trybie awarii całkowitej stosuje się ogólne zasady ustawy o podatku od towarów i usług. Datą wystawienia faktury jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania faktury jest data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę (poza KSeF).

Brak kodu QR na fakturze wystawionej w czasie awarii całkowitej

Faktura w postaci papierowej lub faktura elektroniczna wystawiona podczas awarii całkowitej i przekazywana nabywcy, z założenia poza KSeF, nie jest opatrywana kodami QR - w przeciwieństwie do faktur wystawionych w trybie offline24, offline (niedostępność KSeF) czy trybie awaryjnym, które takimi kodami są opatrywane.

Faktura korygująca

W przypadku zaistnienia w trakcie awarii całkowitej, przesłanki do wystawienia faktury korygującej – taką fakturę korygującą również wystawia się poza KSeF w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną.”

Podsumowując w trybie awarii całkowitej po jej ustąpieniu nie ma obowiązku przesyłania tych faktur do KSeF (wystawionych w czasie trwania tej awarii) w związku z tym faktury te nie otrzymają numerów KSeF. I podczas tej awarii można wystawiać faktury zarówno elektronicznie jak i papierowo.  

Tryb niedostępności systemu:

„Tryb offline - niedostępność KSeF to rozwiązanie, z którego można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej niedostępności systemu, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie.

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline z uwagi na niedostępność systemu są określone w art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto może skorzystać z trybu offline?

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF niedostępności KSeF może wystawić fakturę w trybie offline. KSeF posiada również funkcjonalność komunikowania niedostępności KSeF w oprogramowaniu interfejsowym.

Zasady postępowania

Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline:

• stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• przesyła ją do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.

Jeżeli jednak:

• wystąpi w tym czasie awaria KSeF (ogłoszona w BIP i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od zakończenia awarii,
• wystąpi w tym czasie tzw. awaria całkowita KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF

Data wystawienia faktury w trybie offline

Datą wystawienia faktury w trybie offline jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Data otrzymania faktury w trybie offline

Datą otrzymania faktury w trybie offline jest:

• data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF - dla podatnika podatku od towarów i usług (czynnego lub zwolnionego),
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. na rzecz podmiotów zagranicznych, konsumentów czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Dwa kody QR na fakturze

Faktura wystawiona w trybie offline - niedostępność KSeF udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem do KSeF) powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

WAŻNE

Aby wygenerować drugi kod QR konieczne jest pobranie certyfikatu KSeF (typu 2).

Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, poza KSeF już po przesłaniu jej do systemu, wówczas faktura jest opatrzona tylko jednym kodem QR – pod którym jest zamieszczony numer KSeF.

Możliwość wydania „potwierdzenia transakcji” nabywcy krajowemu z NIP

W przypadku, gdy fakturze wystawionej w trybie offline-niedostępność KSeF nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy posiadający identyfikator podatkowy NIP, możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji. 

Faktura korygująca w trybie offline - niedostępność KSeF

Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline - niedostępność KSeF.

Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline - niedostępność KSeF, to wystawia się ją dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.” Czyli jeśli faktura pierwotna nie zostanie wysłana do KSeF to nie można przed nią wysłać faktury korygującej.

Tryb offline24:

„Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Rozwiązanie stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców związane z wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF.

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 określa art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto może skorzystać z trybu offline24?

Każdy podatnik może wystawiać faktury w trybie offline24. Ustawa nie zawiera ograniczeń w tym zakresie. Celem jest bowiem jak najbardziej elastyczne podejście do stosowania tego trybu przez przedsiębiorców.

Zasady postępowania

Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline24:

• stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• niezwłocznie przesyła fakturę do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF faktury.

Jeżeli po wystawieniu faktury, a przed jej przesłaniem do KSeF:

• wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii,
• wystąpi tzw. całkowita awaria KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF.

Data wystawienia faktury w trybie offline24

Datą wystawienia faktury w trybie offline24 jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Powyższą zasadę stosuje się także gdy podatnik wystawi fakturę „online”, ale data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data zadeklarowana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.

Data otrzymania faktury w trybie offline24

WAŻNE:

Faktura wystawiana w trybie offline24 jest otrzymywana przez nabywcę będącego podatnikiem podatku od towarów i usług przy użyciu KSeF.

Jeżeli jednak nabywcą jest podmiot wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy o podatku od towarów usług (np. podatnik zagraniczny, konsument), fakturę udostępnia się w sposób z nim uzgodniony. Data otrzymania faktury w trybie offline24 to:

• data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF – dla nabywcy będącego krajowym podatnikiem podatku od towarów i usług czynnym lub zwolnionym,
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Dwa kody QR na fakturze

Faktura wystawiona w trybie offline24 udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF) powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

WAŻNE

‍Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, poza KSeF już po przesłaniu jej do systemu, wówczas faktura jest opatrzona tylko jednym kodem QR – pod którym jest zamieszczony numer KSeF.

W przypadku, gdy fakturze wystawionej w trybie offline24 nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy posiadający identyfikator podatkowy NIP, możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji. 

Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline24. W stosunku do tak wystawionej faktury korygującej również występuje obowiązek jej przesłania do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym.

Ponadto, jeżeli wystawiana korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, to najpierw należy przesłać fakturę pierwotną do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF, a następnie dopiero wystawić fakturę korygującą. W fakturze korygującej należy zadeklarować m.in. numer KSeF faktury korygowanej.”*(3)

Podsumowując mamy następujące tryby wystawiania faktur w KSeF: 

1. Tryb ONLINE,

2. Tryb awarii zwykłej,

3. Tryb awarii całkowitej w KSeF,

4. Tryb niedostępności system,

5. Tryb offline24,

Do każdego z tych trybów musicie Państwo nauczyć się w jakich terminach wystawiać faktury, faktury korygujące i w jakich terminach przesyłać je do KSeF oraz jak przekazywać je odbiorcom i kiedy mają mieć kody QR.

Dlaczego należy się tego nauczyć?

„Kary pieniężne – za co i od kiedy?

Zgodnie z art. 106ni ust. 1 VATU, na podatników naruszających przepisy KSeF naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem. Za co? Przewinienia możliwe są trzy. Po pierwsze – wbrew obowiązkowi podatnik nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Po drugie – podatnik wystawił fakturę elektroniczną niezgodną ze wzorem, w okresie awarii albo niedostępności KSeF, względnie w trybie offline24. Po trzecie wreszcie, podatnik nie przesłał na czas do KSeF faktur offline (w ciągu 1 dnia) albo w przypadku awarii (w ciągu 7 dni).

Kluczowe jednak jest to, że art. 106ni VATU wchodzi w życie w istotnym (choć nie w pełnym) zakresie od 1.1.2027 r. Czyli przez cały 2026 r. nie ma podstaw do nakładania na podatników sankcji w postaci ww. kar pieniężnych.”*(4)

*(1)https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/awaria-calkowita

*(2)https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline-niedostepnosc-ksef

*(3)https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24

*(4)https://legalis.pl/ksef-2-0-sankcje-kary-i-inne-czary-mary/

‍