Każdy przedsiębiorca, który rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej powinien zapoznać się z przepisami dotyczącymi kas fiskalnych i powinien zastanowić się czy to zagadnienie go dotyczy. Przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub świadczy usługi:
- osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub
- rolnikom ryczałtowym, czyli dokonującym dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczącym usługi rolnicze, którzy korzystają ze zwolnienia w podatku VAT
powinien w odpowiednim momencie rozpocząć ewidencjonowanie swojej sprzedaży na kasie fiskalnej.
Kasę fiskalną można zakupić, wynająć lub wziąć w leasing. Fiskalizacja, to czynność techniczno-prawna. Aktywuje ona pamięć fiskalną urządzenia i to urządzenie jest od teraz przypisane do konkretnego urządzenia. Od momentu fiskalizacji: każda sprzedaż na rzecz wyżej wskazanych osób fizycznych i rolników ryczałtowych musi być rejestrowana na kasie. Nowe kasy fiskalne on-line przesyłają dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Kasa fiskalna można powiedzieć, że to taki element kontroli podatkowej.
Kto jest zwolniony z posiadania kasy fiskalnej, a kto musi jej używać
"Część firm korzysta ze zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zwolnienia obowiązują do 31 grudnia 2027 roku i mogą dotyczyć:
- wybranych kategorii towarów lub usług
- całej sprzedaży, która powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy, jeśli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł
- podatników rozpoczynających działalność po 31 grudnia 2024 roku, którzy przewidują, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania (na przykład sprzedaży towarów lub usług zwolnionych) w całkowitej sprzedaży przekroczy 80% w okresie pierwszych sześciu miesięcy działalności (lub w przypadku krótszego okresu działalności w danym roku podatkowym, jeśli jest to mniej niż sześć miesięcy).
Ważne! Zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. Ci przedsiębiorcy muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu.
Towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej to między innymi:
- Towary: gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe, perfumy i wody toaletowe, silniki do napędu pojazdów i motocykli, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, sprzęt fotograficzny (z wyłączeniem części i akcesoriów), wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych, paliwa silnikowe i dodatki do paliw, wyroby klasyfikowane do CN 2404 i 8543 40 00, wyroby zawierające alkohol etylowy >50%, węgiel, brykiety i paliwa stałe, towary przy użyciu urządzeń samoobsługowych przyjmujących należność w bilonie, banknotach lub bezgotówkowo.
- Usługi: przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
Sprawdź:
- listę towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania - § 4 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
- kategorie towarów lub usług, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania – Załącznik do Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Jakie są warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Szczegółowe warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej są różne dla tych przedsiębiorców, którzy prowadzili sprzedaż w poprzednim roku podatkowym i dla tych, którzy ją rozpoczęli w bieżącym roku podatkowym.
Różne są także terminy wygaśnięcia konkretnych zwolnień.
Sprzedaż prowadzona w poprzednim roku podatkowym
Nie musisz posiadać kasy fiskalnej, jeśli prowadziłeś sprzedaż w poprzednim roku podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków:
- W poprzednim roku podatkowym twój obrót na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 tys. zł i jednocześnie nie miałeś obowiązku ewidencjonowania sprzedaży lub nie przestałeś spełniać warunków do zwolnienia z tego obowiązku.
Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony.
- Twoja firma sprzedaje towary lub usługi, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i zarówno w pierwszym, jak i w drugim półroczu poprzedniego roku podatkowego (rozpatrywanych odrębnie) oraz w całym poprzednim roku podatkowym udział obrotu z tej sprzedaży w całkowitym obrocie ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym był wyższy niż 80%.
Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy, licząc od końca półrocza danego roku podatkowego, w którym z niego korzystasz, jeżeli w okresie tego półrocza udział procentowy obrotu był równy albo niższy niż 80%.
Sprzedaż rozpoczęta w bieżącym roku podatkowym
Nie musisz mieć kasy fiskalnej, jeśli rozpoczynasz sprzedaż w bieżącym roku podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków:
- Przewidujesz, że obrót ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym nie przekroczy kwoty 20 tys. zł. Obrót wyliczasz proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku podatkowym
Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.
Przykład
Limit przekroczyłeś 5 stycznia 2026 roku. Od 1 kwietnia 2026 roku nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.
Przykład
Limit przekroczyłeś 30 stycznia 2026 roku. Od 1 kwietnia 2026 roku nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.
- Po rozpoczęciu sprzedaży do osób fizycznych i rolników ryczałtowych w bieżącym roku, jeśli przewidujesz, że przez pierwsze 6 miesięcy (lub do końca roku, jeśli pozostało mniej niż 6 miesięcy) udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie będzie wyższy niż 80%
Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie był równy albo niższy 80%.
Przykład
W 2025 roku rozpocząłeś prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług ubezpieczeniowych (sprzedaż tych usług jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej). Równolegle realizujesz sprzedaż, która nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania. W ciągu pierwszych 6 miesięcy 2025 roku twoje obroty wynosiły 40 000 zł – w tym: ze sprzedaży usług ubezpieczeniowych na rzecz osób prywatnych obrót wynosi 35 000 zł, a w pozostałym zakresie 5 000 zł. Oznacza to, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w twoim całkowitym obrocie wynosi 88%. Zatem przekroczyłeś próg 80% i nie musisz używać kasy.
Przykład
Od sierpnia 2025 roku zaczynasz prowadzenie szkoły policealnej (sprzedaż tych usług jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej) na rzecz osób prywatnych i dodatkowo rozpoczynasz działalność, która nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania.
Przewidujesz, że do końca grudnia udział procentowy obrotu z tytułu prowadzenia szkoły policealnej w twoim całkowitym obrocie wyniesie 85%, a pozostałe 15% będzie stanowiła działalność szkoły tańca. Nie musisz mieć kasy fiskalnej, ponieważ udział procentowy obrotu z tytułu sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej przekroczy próg 80%.
Jak obliczyć obrót
Obrót to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaży towarów lub usług. W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, limit na kasę fiskalną ustala się na podstawie wartości sprzedaży netto.
Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.
Przykład
Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 stycznia 2026 roku. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne (nieprowadzące własnej firmy). Działalność została rozpoczęta od nowego roku, dlatego przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy po przekroczeniu limitu 20 000 zł.
Przykład
Pan Jan rozpoczął działalność gospodarczą 1 stycznia 2026 roku. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne (nieprowadzące działalności gospodarczej). Działalność została rozpoczęta w trakcie roku, dlatego przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy po przekroczeniu limitu, który należy ustalić proporcjonalnie:
20 000 zł × (365 dni pozostałych do końca roku / 365 dni roku) = 20 000 zł
Oznacza to, że przedsiębiorca, o ile w 2026 roku wygeneruje obrót przekraczający kwotę 20 000 zł, musi zainstalować kasę fiskalną w 2026 roku.”*(1)
Ulga na zakup pierwszej kasy fiskalnej
Przedsiębiorca może uzyskać ulgę na zakup pierwszej kasy fiskalnej w kwocie 90% kwoty netto (cena zakupy) ale nie więcej niż 700 zł. Ulga ta dotyczy tylko zakupu kasy on-line. Należy jednak pamiętać, że zdarzają się sytuacje, kiedy przedsiębiorca musi zwrócić ulgę na zakup kasy fiskalnej. Dzieję się tak w sytuacji, jeśli przestaniesz używać kasę fiskalną w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania na niej lub jeśli nie będziesz robić obowiązkowych przeglądów kasy co dwa lata, zamkniesz firmę lub nie zapewnisz połączenia kasy on-line z Centralnym Repozytorium Kas. Okres zawieszenia działalności nie jest wliczany w powyższy trzyletni okres prowadzenia działalności gospodarczej.
Sankcje za brak fiskalizacji
- Mandaty i kary skarbowe.
- Utrata ulgi na zakup kasy.
- Konsekwencje w VAT — nieprawidłowa ewidencja sprzedaży.
W art. 111 ustawy o VAT możemy przeczytać co grozi za brak kasy fiskalnej.
„Art. 111. 1. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
1b. W ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.
2. W przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek określony w ust. 1, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 % kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.*(2)
Podsumowując należy stwierdzić, że każdy przedsiębiorca na etapie otwarcia działalności gospodarczej powinien zapoznać się z przepisami dotyczącymi kas fiskalnych, aby uniknąć sankcji karnych.
*(1) https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00243#1
*(2)Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535 U S T AWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
.png)