Odliczenie VAT i zaliczenie w koszty wydatków związanych z samochodami osobowymi i ciężarowymi

1. Wprowadzenie

Wydatki związane z użytkowaniem pojazdów stanowią jedną z najczęściej występujących kategorii kosztów w działalności gospodarczej. Jednocześnie są to wydatki szczególnie wrażliwe podatkowo – zarówno w zakresie odliczenia VAT, jak i ujmowania ich w kosztach uzyskania przychodów. Bardzo ważna jest prawidłowa klasyfikacja pojazdu (o czym był poprzedni artykuł), sposób jego wykorzystania oraz właściwa dokumentacja. Przepisy podatkowe dotyczące tych wydatków bardzo często podlegały zmianom, więc należy je śledzić na bieżąco. Przepisy różnicują zasady dla samochodów osobowych i ciężarowych, co w praktyce prowadzi do odmiennych skutków podatkowych.

2. Odliczenie VAT od wydatków związanych z samochodami osobowymi

Ważne jest to, że przy nabyciu pojazdu lub wydatków eksploatacyjnych do tych pojazdów na cele działalności gospodarczej zarówno sprzedawca jak i kupujący muszą być zarejestrowani jako czynni płatnicy podatku VAT. W takiej sytuacji sprzedawca naliczy podatek należny na fakturze a kupujący ma prawo go odliczyć. Należy tylko ustalić w jakiej wysokości przysługuje prawo do odliczenia zwłaszcza przy samochodach, których masa całkowita nie przekracza 3,5 tony.  

2.1. Zasada podstawowa – 50% odliczenia

Zgodnie z art. 86a ustawy o VAT, samochód osobowy wykorzystywany w sposób mieszany (tj. zarówno służbowo, jak i prywatnie) podlega ograniczeniu w odliczeniu VAT do 50%. Ograniczenie obejmuje wszystkie wydatki eksploatacyjne, takie jak:

• paliwo,
• serwis i naprawy,
• części zamienne,
• opłaty za autostrady i parkingi,
• leasing, najem, dzierżawa.

Wg. art 86a ustawy o VAT: „do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi…, zalicza się wydatki dotyczące: 

1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych; 

2) używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3; 

3) nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów”.

Ograniczenie odliczenia 50% VAT wynika z zapisów ustawy i nie wymaga żadnych formalności.

2.2. Pełne odliczenie 100% VAT 

od powyższych wydatków a dotyczące samochodu osobowego jest możliwe, ale nie odbywa się ono automatycznie tylko po spełnieniu określonych warunków też wynikających z ustawy o VAT (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535 USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) 

Odliczenie 100% VAT jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej (do celów służbowych). Aby to wykazać, przedsiębiorca musi spełnić trzy obowiązki:

• zgłosić pojazd na formularzu VAT‑26,
• wprowadzić regulamin użytkowania pojazdu, wykluczający użytek prywatny,
• prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu.

Brak któregokolwiek z tych elementów automatycznie ogranicza prawo do odliczenia do 50%.

„Informację VAT-26 złóż do urzędu skarbowego w terminie:

• do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosłeś pierwszy wydatek związany z pojazdami nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji VAT - w przypadku złożenia informacji o rozpoczęciu użytkowania pojazdu wyłącznie na potrzeby firmy,
• najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonujesz zmiany – w przypadku zmiany sposobu wykorzystania pojazdu na przykład, jeśli chcesz zacząć wykorzystywać samochód do celów innych niż działalność gospodarcza.

Pamiętaj! Jeżeli podatnik nie złoży informacji VAT-26 w terminie uznaje się, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do jego działalności gospodarczej dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym tę informację złoży.”

VAT -26 można złożyć elektronicznie po podpisaniu podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi.

Wiele firm rezygnuje ze złożenia VAT-26, ponieważ elementy, które są wymagane przy prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdów są szczegółowe i wymaga to dodatkowej systematycznej pracy.

„Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego; 

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji; 

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji; 

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: a) kolejny numer wpisu, b) datę i cel wyjazdu, c) opis trasy (skąd – dokąd), d) liczbę przejechanych kilometrów, e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji. 

8. W przypadku, gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa w ust. 7 pkt 4: 1) jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd; 2) obejmuje: a) kolejny numer wpisu, b) datę i cel udostępnienia pojazdu, c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, d) liczbę przejechanych kilometrów, e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu, f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.”

Ewidencję można prowadzić papierowo lub elektronicznie. Wiele firm w związku z tym decyduje się na monitoring pojazdów, żeby zminimalizować ryzyko zakwestionowania podczas kontroli. 

2.3. Typowe błędy przedsiębiorców

Najczęściej spotykane nieprawidłowości to:

• brak aktualizacji VAT‑26 po zmianie sposobu użytkowania,
• nieprowadzenie ewidencji przebiegu lub prowadzenie jej w sposób nierzetelny,
• regulamin użytkowania niezgodny z faktycznym wykorzystaniem pojazdu.

3. Odliczenie VAT od samochodów ciężarowych i pojazdów specjalnych

3.1. Pojazdy konstrukcyjnie wyłączone z ograniczeń

Samochody ciężarowe oraz pojazdy spełniające kryteria konstrukcyjne z art. 86a ust. 3–4 ustawy o VAT pozwalają na pełne odliczenie VAT bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu. Dotyczy to m.in.:

• pojazdów z jednym rzędem siedzeń i przegrodą,
• pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t,
• pojazdów specjalnych (np. koparki, agregaty, pojazdy pogotowia technicznego).

Od zakupu takich pojazdów oraz od ich eksploatacji można odliczyć 100 % VAT.

3.2. Dokumentacja techniczna

Warunkiem pełnego odliczenia jest posiadanie:

• dodatkowego badania technicznego,
• zaświadczenia z okręgowej stacji kontroli pojazdów,
• adnotacji w dowodzie rejestracyjnym.

Organy podatkowe często weryfikują faktyczne cechy pojazdu, dlatego dokumentacja musi być kompletna i aktualna.

4. Koszty podatkowe w PIT/CIT – samochody osobowe

4.1. Limit amortyzacji

Samochody osobowe podlegają limitowi nie tylko ograniczeniu do 50% odliczenia VAT ale również mają limit w amortyzacji do kwoty:

• 225 000 zł – samochody elektryczne i wodorowe,
• 150 000 zł – pojazdy o emisji < 50 g CO₂/km,
• 100 000 zł – samochody osobowe o emisji CO₂ równej lub wyższej niż 50 g/km

Chodzi tu oczywiście o samochody wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Od 2026 roku limity dla samochodów osobowych są uzależnione od emisji CO₂. Dotyczy to również leasingów operacyjnych zawartych przed 2026 rokiem, ale kontynuowanych w 2026 roku.

Amortyzacja ponad limit nie stanowi kosztu podatkowego.

4.2. Wydatki eksploatacyjne – limit 75%

W przypadku samochodu osobowego, który jest w działalności środkiem trwałym, lub jest użytkowany na podstawie umowy najmu albo leasingu przedsiębiorca może ująć w kosztach jedynie 75% wydatków eksploatacyjnych, takich jak:

• paliwo,
• serwis,
• części

Chodzi tutaj o bieżące użytkowanie pojazdu. 75% z kwoty kosztu obliczane jest jako wartość netto wydatku + 50% kwoty VAT niepodlegającej odliczeniu w przypadku oczywiście powyższego samochodu osobowego i jeśli przedsiębiorca jest czynnym płatnikiem podatku VAT. Natomiast jeśli przedsiębiorca jest zwolniony z VAT to 75% kosztu liczymy od wartości brutto wydatku, ponieważ VATu nie możemy odliczyć.

„Przedsiębiorca w prowadzonej działalności może wykorzystywać również prywatny samochód osobowy. Prywatny samochód osobowy to taki, który pozostaje w majątku osobistym przedsiębiorcy i w żaden możliwy sposób nie jest wprowadzony do działalności gospodarczej podatnika ani nie jest przekazany do używania innym podatnikom na cele prowadzonej działalności.

W takim wypadku przedsiębiorca może jak najbardziej ujmować wydatki eksploatacyjne dotyczące tego samochodu w kosztach uzyskania przychodów. Może też odliczać podatek VAT od tych wydatków.

Niemniej zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć tylko 20% w przypadku wydatków eksploatacyjnych dotyczących jego prywatnego samochodu osobowego, a więc samochodu niewprowadzonego do działalności ani nieprzekazanego do używania innym podatnikom na cele prowadzonej działalności na podstawie umów najmu, leasingu, dzierżawy lub umowy o podobnym charakterze.

Limit wydatków 20% ustala się od:

kwoty brutto z faktury w przypadku nabywcy będącego podatnikiem zwolnionym z VAT;

kwoty netto + 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu w przypadku nabywcy będącego czynnym podatnikiem VAT.

Z kolei, gdy jest mowa o możliwości odliczeniu podatniku VAT od wydatków eksploatacyjnych dotyczących używania prywatnego samochodu osobowego w firmie, to podatnik używający tego auta w swojej działalności ma prawo do odliczenia 50% kwoty VAT z faktury za taki wydatek. Pozostałe 50% podatku VAT stanowi podatek VAT niepodlegający odliczeniu.

W przypadku wydatków za używanie prywatnego samochodu osobowego w firmie stanowi on koszt uzyskania przychodu, jednak nie w całej wysokości 50%, a w wysokości 20% z tych 50%.”

4.3. Ubezpieczenie OC i AC – limit wartości pojazdu

Ubezpieczenia OC zarówno przy samochodach ciężarowych jak i osobowych jest w całości kosztem. Natomiast składka AC jest kosztem tylko w części proporcjonalnej do limitu odpowiadającej proporcji kwoty 150 000 zł do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. 

Pełne 100% kosztów eksploatacyjnych jest możliwe tylko przy wyłącznym wykorzystaniu firmowym, potwierdzonym ewidencją przebiegu lub spełniając definicję samochodu ciężarowego. Przy samochodach ciężarowych nie ma żadnego ograniczenia, jeśli chodzi o zaliczenie wydatku w koszty.

Samochody ciężarowe nie podlegają limitom właściwym dla pojazdów osobowych. W praktyce oznacza to:

• pełne ujmowanie amortyzacji,
• pełne ujmowanie kosztów eksploatacyjnych,
• brak ograniczeń dotyczących składki AC,
• brak limitu 75%.

Warunkiem jest oczywiście związek wydatku z działalnością oraz prawidłowe udokumentowanie.

5. Podsumowanie

Różnice między samochodami osobowymi a ciężarowymi mają bardzo duże znaczenie dla rozliczeń podatkowych. Samochód osobowy jest podatkowo mniej korzystny – zarówno w VAT, jak i PIT/CIT – zwłaszcza przy użytkowaniu mieszanym. Samochód ciężarowy lub pojazd spełniający kryteria konstrukcyjne pozwala na pełne odliczenia i pełne koszty. Oczywiście wszystkie wydatki powinny być prawidłowo udokumentowane i od tego zależy klasyfikacja pojazdu i ujęcie podatkowe, dlatego należy dopilnować wszystkich formalności z tym związanych.